让工作的距离消失


相比以往任何时候,企业更加希望团队在一个日趋互联和复杂的世界里能从容应对各种商业挑战。随着竞争日益激烈、投资环境更加风险化,创新不再仅仅是市场领导者所要追逐的。它对任何想积极进取的企业而言,都至关重要,而且它需要团队合作来孕育产生。


为了植入多元化的视角并且加速创新进程,现在许多团队由分布在世界各地的员工组成。正因为实时看见彼此能带来很多益处,他们在日常协作中纷纷求助于视频工具。虽然相比其他技术,视频工具能提供更为丰富的信息内容,但是它也会加剧“存在感差异”——当远程参与的体验相比在同一房间里的人要差时,就会出现此类情况。


存在感差异往往会给与会者双方带来误解或忽视感觉,但它的负面影响却是实实在在的,可能会拖慢项目进度,加重团队之间的不信任,甚至损害员工敬业度。如果这一切真的发生了,则企业对技术设备上的投资回报是相当负面的。


让分布式团队释放出潜能

如今,团队合作要比以往难得多。就在不太遥远的过去,团队成员只要安排一个会议,大家聚集到会议室里,就能一起解决问题 —— 至少尝试解决问题。这不是一个完美的流程,但至少一点也不复杂。

如今,企业所面临的问题更为棘手, 投资风险也越来越大。有时候,解决这些问题的最佳方法是所有员工都在一个地点办公,但大多数时候都不是。今天对员工提出的全新技能要求是他们能够跨越不同的地点、时区和国家来顺利开展工作。员工需要在跨职能、跨文化、跨组织的分布式团队合作中表现得游刃有余。


随便找个分布式团队的成员问一下,他们就会告诉你这个工作不好做。即便是在同一个地点协作办公的团队,现在对于工作的要求也变得更高了:基本的期望就是更快速、更智慧、更创新。想想和与你稔熟已久、一直并肩作战的团队成员(你可以看见他们、听见他们、理解他们,工作内容就在大家身边)协作已经挺难的了。现在要和远程办公的同事(一些人你从未见过;一些人你并不十分了解;一些人为了协作不得不工作到深夜,而你也不得不一早来到办公室,其实你很想再睡一会)一起协作办公,那会是怎样一个情形?


斯图雅轩通过对视频会议中“存在感差异”的深入调查和研究,将洞察转换成切实有效的解决方案——融合空间和虚拟的双重体验,从而提升个人、分散式团队乃至整个企业的绩效。


视频工具来支持?

在弥合存在感差异的探索中,企业意识到视频拥有解决分布式团队面临的一系列挑战的潜能,因此大大增强了视频的使用率。思科(Cisco)预测2018年视频将占到互联网IP流量的80%(2013年达到66%),随着越来越多的企业接受视频工具,将进一步推动这块业务的成长。

一些团队会使用为个人通信设计的技术工具,这些工具通常安装在智能电话、平板计算机和笔记本计算机里,可能对某些互动起到积极作用,但也会造成一系列令人尴尬或挫败的时刻。根据视频和语音会议系统的主流提供商Polycom在近期进行的一次调研:远程协作最大的障碍是糟糕的音频和视频的质量,其次是分享内容很困难。这些挑战在使用小型或移动设备时更为突出。


为了帮助员工互联,若干个针对商业环境中的视频及内容分享的软件解决方案应运而生。它们能很好地满足一部分需求,但也受到规模的限制:一次无法接入多个参与者(如,最多只能接入6个人),内容分享则仅限于主机上的内容。捕捉白板或房间里其他位置上的内容非常笨拙、时好时坏,无法成为一个理想选择。


随着需求规模越来越大,企业相比以往更加依赖视频会议或网真技术 (Telepresence)。Infonetics 研究公司表示,2013年后期,对视频能力的企业级需求“前所未有地高涨”,然而增长速率仅保持在5%左右,那是因为企业刚开始在办公空间内采纳这些大型解决方案,他们仍然在大型和小型视频会议选项中反复斟酌。大型解决方案的业务增长将在未来提速。因为大型视频会议系统对实体环境有重大影响,企业需要理解如何在他们的办公空间里优化此项技术。如果执行不到位,技术可能无法发挥其应有的作用,让这个解决方案显得又贵又不讨好。


支持视频会议的办公空间

随着视频会议成为日常工作不可或缺的一部分,规划出能支持视频会议的空间显得尤为重要。如果视频会议环境的设计不够人性化,人在镜头里会看上去不自然。Ritu对一部分频繁使用视频工具的分布式团队成员进行了研究。人们在视频会议中往往表现得过于生硬或拘谨。他们正襟危坐,仿佛自己是新闻播报员,并且不敢有多余的肢体活动。人们在视频会议中很难做到目光接触,因为他们会不自觉地看着屏幕,而不是摄像头。如果摄像头的角度没有得到精准调试,会让妳觉得镜头里的人们没有看着妳。很多视频会议室的布局,都是为了满足人们坐着开会的习惯,因此与会者为了不跑出镜头,就不能在房间里随意走动,也因此让他们在白板上画图或做笔记,变得不切实际。


我们专为分布式办公设计了空间,在协作前、中、后各个阶段都能支持团队成员。在这个空间里,人们可以收集并罗列信息,可以根据会议的长度按照自己的需要随意变换姿势。灯光、摄像头和麦克风的位置都经过在雏形空间里反复测试后,最终定位。处理不同类型工作的团队,规模也不尽相同,针对这些情景,我们的解决方案能从容应对,提供各种有效的环境布局,让实时分享在视频会议或者共处一室的团队之间变得简单。

有个关键点需要注意:团队并不需要时时刻刻投入协作状态中。他们往往先聚到一起,然后解散,各自完成分工任务,接着再聚到一起。这样的过程通常有着他们各自的节奏和模式,在团队的整个项目周期里不断循环往复。因此,当这样一个团队分布在各个地区时,就要为这些团队复制同样的“共处一室”体验,1对1、两人对两人的视频会议就变得很普遍。


融入现实的视角

在一个分散式团队中工作无疑是一种挑战。不同的语言、时区和文化往往都是障碍。此外,虽然技术让人彼此互联,但技术也给自己带来问题——例如“存在感差异”,分裂“我们”和“他们”,对团队和谐造成破坏,即使是目标一致的分散式团队也不例外。

然而,这种情况是可以避免的。分散式团队也可以成为高绩效团队。忽略办公空间的重要性是不可能解决“存在感差异”问题的,也许这听起来有些出人意料。即使团队以虚拟的形式进行互动,他们的办公场所如何设计同样起着巨大作用。



与空间紧密关联的系统产品